這是一個古老的表達方式，但在今天仍然適用。每個人都喜歡現金，即使我們不再隨身攜帶那么多現金。重要的是要認識到，如果您允許，有些人會自行獲取您的現金。這聽起來可能非常臨床，你是對的，但這也是事實。最大限度降低風險的唯一方法是制定一套控制措施，讓誠實的人保持誠實，讓不值得信任的人處于不利地位。
這就是這篇文章的全部內容——保留更多屬于你的東西并確保它得到適當的控制。現金控制并不復雜，但需要提高認識并不斷努力才能發揮作用。
每日郵件。 您通過郵件收到的應收賬款、存款和任何其他雜項活動的付款需要單獨打開和記錄，獨立于創建銀行存款和過帳到您賬簿的人員。
登錄重復。 對于每一天通過郵件收到的款項，都必須創建一個單獨的日志。記下收款人姓名和支票金額。日志必須由日志創建者復制并保留，并將原件發送給將進行銀行存款并記入賬簿的人員。這將創建一份單獨且無可爭議的收到資金記錄。如果存款人擁有完全控制權，則如果沒有此列表，事情可能會發生變化。
銀行調節表。 每個月銀行賬戶都需要核對。核對必須由存款人或創建每日郵件列表的人以外的其他人執行。調節必須包括所有未完成項目的清單和備份。簡單打印賬戶詳細信息和銀行對賬單是遠遠不夠的。請在此處閱讀有關賬戶調節的更多信息 。
小錢。 手頭有現金并可用于當地最后一刻的購買幾乎總是必要的。但請確保資金處于鎖定狀態，并且每筆交易都需要收據。將小額現金委托給一個人，并定期向該人償還其收入總額。
所有支票上都有兩個簽名。 承諾任何資金之前所需的最后一步是簽署支票。一個極其簡單且重要的控制是確保每張支票都需要兩個簽名。任何資金的支付都需要 A 組（總經理方）和 B 組（會計部門方）的簽字人。
電匯付款。 電匯付款就像支票一樣。他們應該有兩個簽名，并且在簽名/批準時必須提供所有備份。必須使用具有唯一代碼的電子令牌來釋放任何資金，并且批準者都必須使用這些令牌。
應有的回報。 所有欠款必須準備一式兩份，并在可能的情況下由總出納員處理。DB 副本將包含在現金押金中，并由 GC 進行驗證。當請求處理后的數據庫時，員工必須出示第二份副本。如果由于日程安排而無法由 GC 進行處理，則 DB 可能會出售給值班經理或前臺經理，后者又會在正常 GC 時間內將其出售給 GC。只要相應的 DB 已被 GC 驗證，在計算流通量時 DB 就被視為現金。
現金差異。 會計員工將實際現金計數與夜間審計現金總額相匹配，并計算每個出納員的現金差異。當懷疑有盜竊行為時，財務總監和總經理會聯合酌情要求酒店保安調查損失。此類報告將包括與現金差異相關的所有事項。當發現現金差異不合理時，有必要進行紀律處分。
現金責任表。 每個流通量持有者都需要一份經批準并簽署的現金責任表。所有表格均應存放在總出納員控制下的活頁夾中。浮動的任何變化都需要修改相應的表格。在任何情況下都不允許將花車從一名員工轉移給另一名員工。當不再需要花車時，必須將其退還給總收銀員，并修改表格并將其從活頁夾中刪除。表格的總和必須等于總賬中的庫存現金余額。
保險箱。 僅限會計指定人員進入主財產保險箱。每次財務總監/候任人員/總經理職位輪換（新員工、休假等）時，保險箱的密碼都會發生變化。更改應記錄在日志中。緊急保險箱組合被分開并密封在兩個單獨的信封中。財務總監持有一個信封，總經理持有一個信封。
如果這些控制措施符合您管理現金的想法，那么我邀請您查看我的完整酒店會計 政策手冊， 它有 33 個部分，包括 550 條單獨的政策；此外，還有一個自我審核計劃。并且，不要忘記閱讀 創建和使用酒店會計政策手冊的注意事項。
快樂控制！
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